A Portaria 671/2021, emitida pelo Ministério do Trabalho e Previdência (MTP), introduziu mudanças significativas no Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP). Esta portaria regulamenta três tipos de Registradores Eletrônicos de Ponto (REP): o REP-C (Convencional), o REP-A (Alternativo) e o REP-P (via Programa). Cada tipo de REP tem seus próprios requisitos e características, proporcionando flexibilidade para atender às diversas necessidades das empresas. Além disso, a Portaria 671 também estabelece requisitos para o Programa de Tratamento de Registro de Ponto (PTRP), que trata os dados de marcação de ponto e gera documentos importantes para a auditoria fiscal. A conformidade com a Portaria 671 é essencial para garantir a precisão e a integridade dos registros de ponto, bem como para proteger os direitos dos trabalhadores e das empresas.

O Programa de Tratamento de Registro de Ponto (PTRP) é um conjunto de rotinas informatizadas que tem por função tratar os dados relativos à marcação dos horários de entrada e saída dos colaboradores, originários exclusivamente do Arquivo-Fonte de Dados (AFD), gerado pelo Registrador Eletrônico de Ponto (REP).

O PTRP também é responsável por gerar os seguintes documentos:
Espelho de Ponto

• Eletrônico: um relatório que mostra as marcações de ponto, as horas trabalhadas, as horas extras, os atrasos, as faltas e outras informações da jornada de cada colaborador.
• Arquivo Fonte de Dados Tratados (AFDT): um arquivo digital que contém os dados originais do AFD e as informações inseridas ou justificadas pelo Programa de Tratamento, como marcações faltantes ou indevidas.
• Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais (ACJEF): um arquivo digital que contém os dados consolidados da jornada de trabalho, como o total de horas normais, extras, noturnas, de intervalo, etc.

O PTRP deve atender aos requisitos da Portaria 671 do Ministério do Trabalho e Previdência (MTP), que regulamenta o uso do Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP). O PTRP deve garantir que não haja modificação ou exclusão dos dados originais e que sejam emitidos relatórios e arquivos de dados padronizados. O PTRP deve ser fornecido pelo desenvolvedor do sistema de ponto, que deve entregar ao empregador usuário um Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade, que deverá permanecer arquivado à disposição da Inspeção do Trabalho.

• REP-C (Registrador Eletrônico de Ponto Convencional)

1. 1. • Registro fiel das marcações de horários de trabalho dos funcionários, sem permissão de alteração dos registros.
      • Emissão do Arquivo Fonte de Dados (AFD) para auditoria fiscal, com assinatura eletrônica com certificação digital.
      • Proibição de restrições sobre as marcações de ponto dos colaboradores.

• REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo)

1. 1. • Registro fiel das marcações de horários de trabalho dos funcionários, sem permissão de alteração dos registros.
      • Emissão do Arquivo Fonte de Dados (AFD) para auditoria fiscal, com assinatura eletrônica com certificação digital.
      • Proibição de restrições sobre as marcações de ponto dos colaboradores.

• REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa)
  • • Deve ser certificado pelo Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI).

• • • Deve emitir o arquivo AFD, cujo layout foi modificado.
    • Deve comprovar os registros de jornada com documentos assinados digitalmente.
    • Identificação da empresa e do empregado.
    • Local da prestação do serviço.
    • Data e horário do registro.
    • Número do registro no INPI do REP-P.
    • Código hash da marcação.
    • Assinatura eletrônica.

• Proteção de dados: Por lidar com dados pessoais dos funcionários, o software deve atender os requisitos da LGPD, a fim de proteger esses dados de seus funcionários e evitar possíveis penalidades legais.
• Registro fiel das marcações de horários: O PTRP deve tratar os dados relativos à marcação dos horários de entrada e saída dos colaboradores, originários exclusivamente do Arquivo-Fonte de Dados (AFD), gerado pelo Registrador Eletrônico de Ponto (REP).

• Geração de documentos: O PTRP é responsável por gerar o Espelho de Ponto Eletrônico, o Arquivo Fonte de Dados Tratados (AFDT) e o Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais (ACJEF).

• Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade: O PTRP deve ser fornecido pelo desenvolvedor do sistema de ponto, que deve entregar ao empregador usuário um Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade.
• Requisitos técnicos: Ele deve ter segurança dos dados enviados para o sistema, guardar os arquivos AFD coletados dos equipamentos em servidor, e ter um log de rastreamento de ações executadas pelo operador do sistema.

Sim, por exemplo, uma empresa pode ter um REP-C (Convencional) e um REP-P (via Programa) operando simultaneamente no mesmo local. No entanto, é importante que as empresas garantam que todos os tipos de REPs estejam em conformidade com a Portaria 671. Além disso, se uma empresa tiver mais de um CNPJ no mesmo local físico (atividades diferentes) e os empregados estiverem alocados cada um no seu CNPJ de registro, a empresa deverá adquirir mais de um REP ou poderá usar o mesmo REP para todos.

Sim, é permitido que as empresas façam comodato de equipamentos REP-C. No entanto, a Portaria 671 estabelece que o REP-C deve estar sempre no local da prestação do serviço e disponível para pronta extração e impressão de dados pelo Auditor-Fiscal do Trabalho. 

Além disso, o empregador que adquirir o REP-C não poderá aliená-lo para empresa que não pertença ao seu grupo econômico. Isso significa que, uma vez adquirido, o equipamento REP-C não pode ser devolvido ou vendido para a revendedora ou qualquer outra empresa que não faça parte do mesmo grupo econômico da empresa que adquiriu o equipamento. Portanto, as empresas que fazem comodato de equipamentos REP-C devem garantir que esses requisitos sejam cumpridos.